セキュリティ機能〜メールアーカイブ(自動BCC)

メールアーカイブ(自動BCC)

1. 概要

外部宛の送信に対し自動的にBCCを追加することができます。アーカイブ用のメールアドレスを作成して自動BCCを追加することにより、簡易的なメールアーカイブとして利用することも可能です。

2. 仕様

  • 外部宛てのメールのみがBCC対象となります。内部宛てのメールは対象外です。
  • 1通のメール内に外部宛て内部宛てが混在した場合においても、外部宛てのメールアドレスが含まれているため、BCC対象となります。また、宛先に複数のメールアドレスを指定しても、1通のメールにつき、1通がBCC対象となります。
  • Cc:とBcc:のフィールドの宛先もTo:のフィールドの宛先と同様の動作となります。
  • アーカイブ(BCC)先には、メールマネージャーで登録されている「メールユーザー」または「メーリングリスト」が設定可能です。ただし、指定した宛先において「外部宛ての転送」や「メーリングリストメンバーに外部アドレスを指定する」などの設定を行う事は、メールループの原因となる可能性があるため、非推奨となります。
  • 元のメールが内部宛ての場合においても、転送設定やメーリングリストのメンバーに外部宛てが含まれていた場合、外部に送信されるメールについてはBCC対象となります。
  • 自動返信機能を設定している場合は、自動返信メールはBCC対象となります。
  • 添付ファイル自動暗号化と本機能を併用した場合は、1通の元メールに対し、「暗号化前のメール」、「暗号化後のメール」、「パスワードメール」の3通がBCC対象となります。1通のメールで多くの容量を消費するため、添付ファイル自動暗号化機能を併用する場合はBCC先のメールボックスのサイズに余裕を持った設定を推奨いたします。

3. 注意事項

  • アーカイブ(BCC)先に指定するメールユーザーは通常の用途で設計されたメールボックスとなっております。
    そのため、簡易的なアーカイブ先であれば問題ありませんが、メールボックス内に大量の (約1万通以上)メールが溜まりすぎた場合、該当のアカウントだけでは無く、お客さまのシステム全体のパフォーマンスが著しく低下する可能性がございます。
    アーカイブ(BCC)先に指定したメールユーザーに関しては「メール自動削除設定」で一定期間のみメールを残す設定を行うか、「サーバーにメールを残さない設定」にて、1日に程度の頻度でPOPしクライアント側に保存するなど、サーバー側に大量のメールが溜まらない運用を強く推奨致します。
    (本格的なアーカイブや監査をご希望のお客さまはこちらのサービスをご検討ください)
  • BCC先に指定したアドレスの容量が不足している場合や、誤って削除してしまったなどBCC先のアドレスに正常に配信されない場合、送信元にエラーが返されます。 送信元から見ると、送信先に入っていなかったアドレスからエラーが返ってくるように見えてしまいますので、BCCに指定したアドレスの管理には十分ご注意ください。